DISCOVERY

La fase di Discovery è il primo passo per costituire un PMO adeguato. Durante questa fase apprenderemo il tuo attuale metodo di lavoro, identificheremo le migliorie e le metriche necessarie per garantire un controllo appropriato. Questa sarà la base su verrà creata la configurazione operativa del nuovo PMO.

Questa attività apporterà i seguenti benefici:

• Assicurarsi che la struttura del nuovo PMO sia allineata con le tue esigenze.
• Proattivamente identificare e mitigare i rischi che potrebbero emergere durante l’implementazione.
• Allinearsi sugli obbiettivi operazionali.
• Creare le strutture fondamentali del nuovo PMO.

SET-UP DEL PMO

Nella fase di set-up si realizzerà la struttura operativa del PMO. Si definiranno inoltre processi e strumenti per una efficiente collaborazione tra i team.

Le attività principali in questa fase saranno:

• Definire l’organizzazione del PMO, tra cui ruoli, responsabilità, e autorità tra i membri del progetto.
• Mettere in opera i processi standard della gestione progetti nelle diverse fasi. Queste includono l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione, il controllo e la chiusura di progetto.
• Istruire tutti i membri del progetto circa le nuove procedure, dando loro accesso agli strumenti di progetto e spiegando le linee guida per il loro utilizzo.

Queste attività contribuiranno a delineare la nuova struttura di governance calibrando le diverse aspettative tra gli stakeholders.

ESECUZIONE E CONTINUO MIGLIORAMENTO

Con il nuovo PMO pronto ed i membri del progetto istruiti circa i processi da seguire e gli strumenti da utilizzare si può passare alla fase di esecuzione e continuo miglioramento. Questa sarà la fase in cui il progetto viene formalmente eseguito.

Queste le attività critiche durante questa fase:

• Esecuzione del progetto: Il progetto viene gestito seguendo le linee guida del nuovo PMO. I membri del progetto lavorano seguendo i processi e le metodologie accordate.

• Gestione dei cambiamenti: Ogni variazione nelle specifiche di progetto, risorse, tempistiche o requisiti saranno gestite secondo le linee guida accordate.

• Continuo Miglioramento: Ogni evento verrà registrato nella knowledge base di progetto, questo acconsentirà il continuo e strutturato miglioramento durante l’esecuzione.

MONITORAGGIO E CONTROLLO

Durante la fase di monitoraggio e controllo garantiremo che le linee guida del nuovo PMO siano eseguite alla lettera, indirizzando eventuali deviazioni per tempo.

Le attività chiave in questa fase saranno:

• Monitoraggio performance: In tempo reale il team del PMO monitorerà le operazioni di progetto e le performance. Identificando e indirizzando ogni deviazione.

• Controllo Qualità: Il team di progetto garantirà che i criteri di qualità predefiniti vengano rispettati al fine di ottenere il risultato predefinito.

• Gestione Rischi: Identificati proattivamente, i rischi progettuali verranno monitorati al fine di garantirne la gestione senza imprevisti.

• Coinvolgimento delle parti interessate: Verrà garantita una puntuale diffusione delle informazioni di progetto quali stato d’avanzamento, imprevisti e traguardi raggiunti.

• Risoluzione Imprevisti: Ogni imprevisto verrà categorizzato e gestito con la adeguata priorità.

CHIUSURA DEL PROGETTO E PASSAGGIO DI CONSEGNE

La chiusura e l’eventuale passaggio in Operations è lo step conclusivo del ciclo di vita del progetto. Ci si assicurerà che tutti gli output siano stati generati come da piano, che essi rispecchino quanto specificato nei requisiti e che rientrino negli standard di qualità predefiniti.

Le attività critiche in questa fase saranno:

• Verifica del output finale: Il team di progetto verificherà che il prodotto finale rispecchi gli standard prefissati sia in termini di requisiti che di qualità.

• Validazione finale: Gli output di progetto verranno formalmente approvati da parte del cliente e gli sponsor.

• Documentazione e report finale: Il team di progetto consegnerà la documentazione finale al cliente in conformità con quanto accordato in fase iniziale. Verrà inoltre fornito un resoconto di chiusura contente eventuali punti in sospeso e note di fine progetto.

• De allocazione risorse: Le risorse coinvolte nel progetto come il personale, strumenti hardware e software e altri beni verranno ritirati dal progetto.

• Meeting di chiusura: Verrà indetta una riunione di chiusura progetto nella quale verranno illustrati i risultati, i punti critici, le retrospettive e verranno eventualmente discussi i prossimi step.

• Transizione in Operations: Se il progetto prevede una transizione verso il gruppo operativo, verrà creato un piano indicando l’approccio, le tempistiche e la strategia per gli eventuali training dei dipendenti.