DESCOPERIREA

Faza de descoperire este primul pas către înființarea unei echipe de tip PMO adaptată nevoilor organizației. În această etapă, evaluăm practicile curente de management al proiectelor, identificăm punctele de îmbunătățire și definim parametrii de succes. Aceasta etapă va garanta o implementare de succes.

Investind timp și efort în faza de descoperire, puteți obține următoarele beneficii:

• Siguranța că PMO este adaptat exact cerințelor organizației dvs.
• Abordarea proactivă a punctelor sensibile și provocărilor, minimizând riscurile în timpul implementării.
• Stabilirea unor așteptări și obiective clare pentru PMO.
• Crearea unei baze solide pentru implementarea cu succes a PMO.

CONFIGURAREA PMO

Faza de configurare este cea în care aducem la viață departamentul PMO, Stabilim structura, procesele și instrumentele, asigurând în același timp alinierea cu nevoile si valorile organizației.

Activitățile cheie ale acestei faze vor fi:

• Proiectarea structurii PMO, inclusiv rolurile, responsabilitățile și liniile de raportare.
• Implementarea proceselor și a metodologiilor standardizate de management de proiect. Aceasta include definirea etapelor de inițiere, planificare, execuție, monitorizare și închidere a proiectului.
• Integrarea echipei și a participanților la proiecte, acordând acces la instrumentele relevante și oferind instruirea necesară cu privire la modul de a interacționa cu echipa.

Această activitate va stabili guvernanța corectă a proiectului și va alinia așteptările părților interesate.

EXECUTARE ȘI ÎMBUNĂTĂȚIRE CONTINUĂ

Odată ce departamentul PMO este înființat și procesele în vigoare, faza de execuție și îmbunătățire continuă este partea în care punem în acțiune strategiile noastre de management de proiect. Această fază implică execuția activă a proiectului și angajamentul de îmbunătățire continuă.

Activitățile cheie ale acestei faze vor fi:

• Execuția proiectului: Gestionarea activă a sarcinilor proiectului în conformitate cu procesele și metodologiile PMO stabilite, asigurând că acestea se aliniază cu obiectivele organizației și se mențin pe traiectoria potrivită.

• Managementul schimbării: gestionarea cererilor neplanificate de modificări ale scopului, obiectivelor sau resurselor proiectului, asigurând că aceste schimbări rămân aliniate cu obiectivele strategice ale companiei.

• Îmbunătățire continuă: Captarea lecțiilor învățate din fiecare fază și folosirea lor pentru a aduce îmbunătățiri în etapele următoare.

MONITORIZARE ȘI CONTROL

În această fază, ne concentrăm pe supravegherea operațiunilor în curs de desfășurare a proiectului, asigurându-ne că PMO funcționează eficient și abordând cu promptitudine orice greutăți întâmpinate.

Activitățile cheie ale acestei faze vor fi:

• Execuția proiectului: Gestionarea activă a sarcinilor proiectului în conformitate cu procesele și metodologiile PMO stabilite, asigurând că acestea se aliniază cu obiectivele organizației și se mențin pe traiectoria potrivită.

• Monitorizarea performanței: monitorizarea continuă a performanței PMO, a progresului proiectului și a aderării la procesele și standardele stabilite.

• Asigurarea calității: Ne asigurăm că sunt efectuate controalele aferente de calitate, că proiectul îndeplinește criteriile de calitate predefinite și aduce rezultatele așteptate.

• Managementul riscurilor: monitorizarea și gestionarea riscurilor care pot afecta succesul proiectului. Asigurarea unui răspuns prompt pentru orice risc.

• Implicarea părților interesate: menținerea unei comunicări deschise cu părțile interesate pentru a aborda preocupă ăi neclarități, pentru a oferi actualizări și a aduna feedback.

• Rezolvarea problemelor: Rezolvarea rapidă a problemelor și provocărilor care apar în timpul execuției proiectului. Fiecare eveniment neașteptat va fi clasificat și gestionat cu prioritatea corespunzătoare.

ÎNCHIDEREA PROIECTULUI ȘI PREDAREA

Faza de Închidere și Predare marchează închiderea proiectului și tranziția la Operațiuni. Este etapa finală a ciclului de viață al proiectului, o fază crucială care asigură realizarea livrabilelor proiectului și luarea măsurilor necesare pentru finalizarea eficientă a proiectului.

Activitățile cheie ale acestei faze vor fi:

• Verificarea finală a livrabilelor: echipa de proiect verifică dacă toate rezultatele și obiectivele proiectului au fost atinse cu succes și îndeplinesc criteriile predefinite.

• Aprobarea părților interesate: părțile interesate, inclusiv sponsorul proiectului și părțile interesate cheie, revizuiesc și aprobă oficial rezultatele și livrabilele proiectului.

• Documentare și raportare: documentația cuprinzătoare a rezultatelor proiectului și a oricăror probleme restante este pregătită pentru transferul de cunoștințe.

• Eliberarea resurselor: resursele proiectului, inclusiv membrii echipei, echipamentele și alocările bugetare, sunt eliberate și realocate după cum este necesar.

• Întâlnire de închidere: O întâlnire oficială de închidere a proiectului are loc pentru a discuta realizările proiectului, provocările și lecțiile învățate. Sunt discutați și pașii viitori, precum predarea operațională.

• Planificarea tranziției operaționale: În cazul în care proiectul tranzacționează către echipele operaționale, se elaborează planul de predare, instruirea personalului și suportul operațional post-tranziție.